Kurz beantwortet
Eine unbesetzte Vertriebsstelle kostet vor allem Deckungsbeitrag aus dem Gebiet, das in dieser Zeit niemand betreut. Sie berechnen ihn so: Gebietsumsatz × Deckungsbeitragsquote × angenommene Erosion × Monate ohne Betreuung ÷ 12. Bei 2,1 Mio. € Gebietsumsatz, 30 % Deckungsbeitrag, 20 % Erosion und fünf Monaten sind das rund 52.500 €. Suchkosten, Mehrarbeit im Team und Kunden, die nicht zurückkommen, sind darin noch nicht enthalten.
Warum das eingesparte Gehalt täuscht
Wenn ein Verkäufer geht, sieht die Buchhaltung zuerst eine Entlastung. Gehalt, Dienstwagen und Spesen fallen weg. Auf dem Papier spart die offene Stelle Geld.
Im Gebiet passiert etwas anderes. Kunden werden nicht mehr angerufen. Angebote bleiben liegen. Der Wettbewerber, der ohnehin regelmäßig vorbeischaut, bemerkt die Lücke als Erster. Und die Kollegen, die „nebenbei“ übernehmen, betreuen vor allem die Kunden, die sich von selbst melden.
Das eingesparte Gehalt sieht jeder. Den verlorenen Deckungsbeitrag sieht niemand. Deshalb wird er fast immer unterschätzt.
Die Rechnung in vier Zahlen
Sie brauchen dafür keine Studie. Sie brauchen vier Zahlen aus Ihrem eigenen Unternehmen.
| Zahl | Was sie bedeutet | Beispiel |
|---|---|---|
| Gebietsumsatz pro Jahr | Umsatz der Kunden, die die Stelle betreut | 2.100.000 € |
| Deckungsbeitragsquote | Was von einem Euro Umsatz nach den direkten Kosten bleibt | 30 % |
| Angenommene Erosion | Anteil des Umsatzes, der ohne Betreuung verloren geht | 20 % |
| Monate ohne Betreuung | Von der Kündigung, bis die neue Person voll arbeitet | 5 |
| 2.100.000 € × 30 % × 20 % × 5 ÷ 12 | 52.500 € | |
Das sind rund 10.500 € entgangener Deckungsbeitrag in jedem Monat, in dem das Gebiet niemandem gehört.
Die unsicherste Zahl ist die Erosion. Dafür gibt es keinen verlässlichen Durchschnittswert, und wer Ihnen einen nennt, rät. Fragen Sie lieber Ihren Vertriebsleiter: Welche Kunden in diesem Gebiet bestellen auch ohne Besuch? Und welche nur, weil jemand nachfasst? Rechnen Sie dann mit zwei Werten, einem vorsichtigen und einem realistischen. Wenn schon die vorsichtige Rechnung weh tut, wissen Sie genug.
Wie lange eine Stelle wirklich offen ist
Viele setzen bei den Monaten nur die Suche an. Das ist zu kurz. Die Zeit ohne Betreuung beginnt mit der Kündigung und endet erst, wenn die neue Person ihre Kunden kennt:
- die Kündigungsfrist des Vorgängers, der in dieser Zeit oft schon innerlich gegangen ist
- die Suche bis zur Vertragsunterschrift
- die Kündigungsfrist der neuen Person bei ihrem bisherigen Arbeitgeber
- die Einarbeitung, bis sie im Gebiet voll arbeitet
Wie lange allein die Suche dauert, zeigen die Zahlen der Bundesagentur für Arbeit: Im Durchschnitt über alle Berufe vergehen 157 Tage, bis eine gemeldete Stelle besetzt ist. Das sind gut fünf Monate, bevor Kündigungsfristen und Einarbeitung überhaupt dazukommen.
Was in keiner Rechnung auftaucht
- Suchkosten: Anzeigen, die Zeit der Geschäftsführung für Gespräche und gegebenenfalls ein Beraterhonorar.
- Mehrarbeit im Team: Wer fremde Kunden nebenbei betreut, verkauft in seinem eigenen Gebiet weniger.
- Kunden, die nicht zurückkommen: Wer einmal zum Wettbewerber gewechselt ist, bleibt oft dort. Dieser Verlust endet nicht mit der Besetzung.
- Ansteckung: Wenn ein guter Verkäufer geht, fragen sich die anderen, warum.
Diese Posten lassen sich schwer beziffern. Deshalb stehen sie bewusst nicht in der Formel. In die Entscheidung gehören sie trotzdem.
Die teuerste Vakanz ist die zweite
Die Rechnung oben gilt für eine Besetzung. Geht die neue Person nach einem Jahr wieder, beginnt alles von vorn: dieselben Monate ohne Betreuung, dieselben Suchkosten. Deshalb lohnt sich vor der Suche eine Frage: Warum ist der Vorgänger gegangen? Wenn der Grund noch besteht, geht der Nächste aus demselben Grund.
Genau das klärt die Vakanzdiagnose, bevor gesucht wird.
Häufige Fragen
Gleicht das eingesparte Gehalt die Vakanz nicht aus?
Nur zum Teil. Das Gehalt fällt weg, der Deckungsbeitrag aus dem Gebiet aber auch, und der wiegt meist schwerer. Stellen Sie beides pro Monat gegenüber: eingespartes Gehalt samt Nebenkosten gegen entgangenen Deckungsbeitrag.
Welche Erosion soll ich ansetzen?
Dafür gibt es keinen verlässlichen Durchschnittswert. Schätzen Sie mit Ihrem Vertriebsleiter, welcher Teil des Umsatzes ohne regelmäßigen Kontakt wegbricht. Rechnen Sie mit einem vorsichtigen und einem realistischen Wert.
Wie lange dauert es, eine Vertriebsstelle zu besetzen?
Über alle Berufe hinweg dauert es nach Zahlen der Bundesagentur für Arbeit im Schnitt 157 Tage, bis eine gemeldete Stelle besetzt ist. Danach kommen noch die Kündigungsfrist der neuen Person und die Einarbeitung. Planen Sie also mit mehreren Monaten ohne volle Betreuung.
Ab wann lohnt sich ein Personalberater?
Wenn jeder Monat ohne Besetzung mehr kostet, als Sie mit einer eigenen Suche sparen. Die Vakanzrechnung liefert Ihnen die Zahl pro Monat. Damit können Sie selbst abwägen.
Stefan Bründl führt seit über 20 Jahren Vertrieb, 17 Jahre davon in der Personaldienstleistung. Mit Vertriebsköpfe besetzt er Vertriebsstellen im Mittelstand und klärt vorher, warum sie offen sind.
Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Statistik zur abgeschlossenen Vakanzzeit gemeldeter Arbeitsstellen (Durchschnitt aller Berufe). Das Rechenbeispiel ist ein Beispiel, keine Durchschnittszahl.